Vedtægter for Dansk Saunaselskab
- 1 Foreningens navn og hjemsted
Foreningens navn er Dansk Saunaselskab. På engelsk ”Danish Sauna Association”.
Dansk Saunaselskab er en folkeoplysende forening uden fysisk hjemsted. Foreningens adresse er den, som er registreret i CVR-registret.
- 2 Formål
Det er foreningens formål at udbrede saunakultur, forestå oplysende aktivitet, deltage i nationalt og internationalt samarbejde inden for saunakulturen, og arrangere årlige Danmarksmesterskab i saunagus (gerne i flere discipliner).
- 3 Medlemskab
Stk. 1 Optagelse og forpligtelser
Et medlem skal være fyldt 18 år for at kunne optages i foreningen. Medlemskabet er først gyldigt, når kontingentet er betalt. Medlemmet forpligter sig til at overholde gældende vedtægter og retningslinjer.
Firmaer, foreninger, institutioner og lignende, der vil medvirke til selskabets formål, kan optages som støttemedlemmer.
Kun medlemmer af Dansk Saunaselskab kan deltage i danmarksmesterskaberne i saunagus og repræsentere på Dansk Saunaselskabs vegne i internationale konkurrencer.
Stk. 2 Kontingent
Foreningens kontingent fastsættes på generalforsamlingen. Kontingentet opkræves en gang årligt. Fuldt kontingent betales uagtet indmeldelsestidspunkt. Betalt kontingent tilbagebetales ikke ved udmeldelse/eksklusion, force majeure eller andre omstændigheder som foreningen ikke er ansvarlig for.
Aktiviteter kan ske som betalingsarrangementer.
Bestyrelsesmedlemmer og aktive bestyrelsessuppleanter er kontingentfrie. Bestyrelsen kan udvælge andre medlemmer til at være kontingentfrie, primært dem fra udvalg.
Stk. 3 Udmeldelse og eksklusion
Udmeldelse skal ske skriftligt til foreningens mailadresse eller via foreningens administrationssystem.
Kontingentrestance i mere end tre uger kan medføre automatisk udmeldelse.
Hvis et medlem handler til skade for foreningen eller imod dennes interesser, kan medlemmet ekskluderes for en periode op til seks måneder eller permanent. Eksklusion indebærer, at medlemskabet straks ophører. I sager om eksklusion har medlemmet ret til, at bestyrelsens afgørelse prøves på førstkommende generalforsamling, hvor sagen sættes på dagsordenen som et særligt punkt og afgøres ved simpelt flertal. Såfremt den ekskluderede ønsker at benytte denne mulighed, skal anmodning herom fremsættes til bestyrelsen inden for fire uger efter, at eksklusionen er meddelt. Anmodning skal dog senest ske fire uger inden afholdelse af indkaldt generalforsamling. Den ekskluderede inviteres med til generalforsamlingen og har kun ret til at fremtræde under behandling af det punkt.
Stk. 5 Aktiviteter
Medlemmers deltagelse i foreningens aktiviteter sker på eget ansvar. Foreningen er ikke ansvarlig for medlemmernes personskade, tab og personlige ejendele. Ansvarsfraskrivelsen gælder ikke for medlemmer, som udfører tillidsposter eller andre gøremål for foreningen
- 4 Ordinær generalforsamling
Stk. 1 Beføjelser
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle foreningens anliggender. Kun generalforsamlingen kan vedtage eller ændre vedtægterne. Foreningens løbende opgaver varetages af bestyrelsen.
Stk. 2 Tidspunkt
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af juni måned.
Det skal tilstræbes, at generalforsamlingen afholdes efter danmarksmesterskab i (show)saunagus og i passende tid før mesterskab i anden disciplin, så ny bestyrelse har god tid til at arrangere næste mesterskab.
Stk. 3 Mødested
Afholdelse af generalforsamling skal afholdes digitalt og kan tillige afholdes på fysisk lokalitet i Danmark.
Stk. 4 Adgang
Foreningens medlemmer og støttemedlemmer har adgang til generalforsamlingen inklusive personer inviteret af bestyrelsen.
Stk. 5 Indkaldelse
Bestyrelsen indkalder til ordinær generalforsamling med mindst 60 dages varsel ved elektronisk meddelelse til medlemmerne. Indkaldelsen skal indeholde tid, mødested og dagsorden. Endelig dagsorden udsendes senest 7 dage før generalforsamling.
Bestyrelsens beretning, årsregnskab og budget skal udsendes og/eller tilstræbes offentliggjort på foreningens hjemmeside inden generalforsamlingen.
Stk. 6 Forslag
Forslag fra medlemmerne til generalforsamlingen skal være bestyrelsen i hænde senest 42 dage før generalforsamlingen. I tilfælde af forslag om vedtægtsændringer angives vedtægtens nye ordlyd.
Stk. 7 Dagsorden
Dagsorden for ordinær generalforsamling skal omfatte følgende punkter:
- Valg af dirigent.
- Valg af referent
- Valg af en kontrollant for digital afstemning
- Bestyrelsens beretning om aktiviteter i det forløbne år.
- Regnskab med revisionspåtegning fremlægges til godkendelse.
- Indkomne forslag.
- Fremlæggelse af budget og godkendelse af kontingent.
- Valg til bestyrelsen, der består af syv eller ni medlemmer og to suppleanter:
Valg af formand, lige år.
Valg af kasserer, ulige år.
Valg af tre bestyrelsesmedlemmer, ulige år (fire, hvis bestyrelsen har ni medlemmer).
Valg af to bestyrelsesmedlemmer, lige år (tre, hvis bestyrelsen har ni medlemmer).
Valg af to suppleanter, hvert år.
- Valg af revisor, lige år og valg af revisorsuppleant, hvert år.
- Eventuelt (forslag kan ikke sættes til afstemning)
Stk. 8 Fordeling af poster
Genvalg kan ske. Man må alene varetage én post. En revisor må ikke være i nær familie med et bestyrelsesmedlem. Ved opstilling til valg til en tillidspost skal det pågældende medlem være til stede (fysisk eller digitalt) eller have afgivet erklæring om villigheden til at modtage valg.
Stk. 9 Afstemninger og fuldmagt
Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uanset antallet af fremmødte.
Hvert medlem har én stemme. Støttemedlemmer har ikke stemmeret. Fuldmagter kan ikke anvendes.
Beslutninger på en generalforsamling træffes ved simpelt stemmeflertal undtagen forslag vedrørende vedtægtsændringer (se dette punkt).
Afstemninger skal ske, så alle fremmødte kan afgive stemme. Digital afstemning skal tilstræbes.
Stk. 10 Dirigent
Dirigenten, som vælges af generalforsamlingen, afgør alle tvivlsspørgsmål vedrørende sagens behandlingsmåde og stemmeafgivningen.
Stk. 11 Referat
Referatet fra generalforsamlingen skal underskrives (eller elektronisk godkendes) af dirigenten og formanden. Referatet skal som minimum være et beslutningsreferat. Referatet skal udsendes og/eller lægges op på foreningens hjemmeside senest fire uger efter generalforsamlingens afholdelse.
- 5 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af et flertal i bestyrelsen, eller hvis mindst 20 af medlemmerne skriftligt ønsker dette.
Ekstraordinær generalforsamling indkaldes på samme måde som den ordinære, dog med mindst to ugers varsel, og afholdes senest 6 uger efter, at begæringen er fremsat over for bestyrelsen med angivelse af det emne, der ønskes behandlet. Afstemning ved en ekstraordinær generalforsamling foregår ved simpelt flertal. Øvrige forhold sker lignende som ved ordinær generalforsamling.
- 6 Foreningens bestyrelse
Stk. 1 Bestyrelsen
Bestyrelsen består af syv eller ni medlemmer og to suppleanter.
Bestyrelsen konstituerer sig med valg af næstformand og øvrige tillidsposter ved første møde efter generalforsamlingen. Efterfølgende ændringer i bestyrelsens sammensætning skal hurtigst muligt meddeles medlemmerne.
Det skal tilstræbes, at suppleanterne er aktive og deltager i bestyrelsesmøderne, de har dog ingen stemmeret. Hvis der er stemmelighed i bestyrelsen, er formandens stemme afgørende (næstformandens ved formandens fravær).
I tilfælde af formandens udtræden af bestyrelsen, indtræder næstformanden som formand indtil næste generalforsamling. Samtidig indtræder en suppleant i bestyrelsen, og bestyrelsen vælger ny næstformand.
I tilfælde af kassereren udtræder af bestyrelsen kan et andet bestyrelsesmedlem indtræde, alternativt en suppleant. Såfremt ingen ønsker at tiltræde som kasserer, skal bestyrelsen rette henvendelse til medlemmer for at få positionen udfyldt, alternativt tilføres ekstern assistance. Det tiltrådte udefrakommende medlem eller ekstern assistance er uden stemmeret i bestyrelsen frem til næste generalforsamling, men overtager de forpligtelser, som tilfalder rollen som kasserer.
Hvis antallet af bestyrelsesmedlemmer i årets løb – efter suppleanter er tiltrådt – bliver mindre end syv, skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling med henblik på at supplere bestyrelsen.
Et flertal i bestyrelsen kan beslutte at ekskludere et bestyrelsesmedlem fra bestyrelsen, såfremt bestyrelsesmedlemmet uden gyldig årsag udebliver fra tre på hinanden følgende bestyrelsesmøder. En suppleant indtræder herefter i stedet.
Stk. 2 Opgaver og beføjelser
Formand (eller næstformand i tilfælde af frafald) og kasserer tegner foreningen i fællesskab.
Bestyrelsen er foreningens daglige ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold.
Bestyrelsen råder over foreningens midler i overensstemmelse med vedtægterne og de på generalforsamlingen trufne beslutninger. Bestyrelsen kan kun med generalforsamlingens godkendelse optage lån.
Bestyrelsen arbejder efter en forretningsorden. Bestyrelsen angiver retningslinjer for medlemmerne.
Stk. 3 Udvalg
Bestyrelsen kan udpege udvalg eller tillidsposter til medlemmer. Bestyrelsen kan antage ekstern assistance. Ingen af anførte personer har besluttende myndighed.
- 7 Regnskab, formueforhold og revision
Foreningens regnskabsår er fra 1. januar til 31. december.
Kassereren varetager foreningens regnskabsmæssige funktion. Kassereren skal holde bogholderiet opdateret, så der til enhver tid er overblik over foreningens økonomiske forhold. Kassereren skal afslutte regnskabet senest 1. februar.
Alle driftsmæssige transaktioner af ind- og udbetalinger skal ske via konti tilhørende foreningen. Alle transaktioner skal medtages i regnskabet. Som minimum skal kasserer og formand have fuld adgang til konti. Revisor skal som minimum få konto-udtog.
Revisionsgennemgang skal finde sted mindst en gang årligt. Umiddelbart efter gennemgang skal bemærkninger skriftligt meddeles formanden og gerne noteres i årsregnskabet. Revisionen skal være afsluttet inden udgangen af februar måned.
Revideret regnskab forsynes med påtegninger (fysisk eller digital underskrift) af revisor og kasserer.
- 8 Hæftelse
Foreningen hæfter kun for sine forpligtelser med den af foreningen til enhver tid tilhørende formue. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.
- 9 Vedtægtsændringer
Vedtægtsændringer kan kun ske på generalforsamling, når forslaget er rettidigt indsendt, og når mindst 2/3 af de afgivne stemmer er for forslaget. Blanke stemmer tælles ikke med. Væsentlige vedtægtsændringer kan afstemmes punkt for punkt.
- 10 Foreningens opløsning
Beslutning om foreningens ophør kan kun tages på en ekstraordinær generalforsamling indkaldt af bestyrelsen, eller hvis det indsendes som forslag til en generalforsamling. Ved simpelt flertal afgøres det, hvorvidt foreningen skal ophøre. Ved foreningens ophør skal foreningens materiel og formue anbringes på den måde, som der afgøres ved simpelt flertal, men må ikke tilfalde enkelt-individer.
Vedtaget på ekstraordinær generalforsamling den 28. januar 2025.
Navne på dirigent og referent (elektronisk godkendelse arkiveres):
Dirigent og Referent
Jacob Hansen
Navne på bestyrelsen (elektronisk godkendelse arkiveres)(kan downloades i underskrevet form her):
Cliff Hulsten Gitte Minck Jacob Hansen
Jesper Berg-Siemsen Kris Kristensen Lay Pang Ong
Pelle Esbensen Pia Milo Cruz Rasmus Thomsen
